本文探讨了如何提升知识管理系统中的员工参与度，分析了参与度下降的原因，并提供了多种解决方案，包括变革管理、内容整理和用户体验优化。
您可能遇到了您的知识管理系统（KMS）中的员工参与度下降的问题。曾经活跃的用户now AWOL。这种情况发生之前，您应该考虑这些问题出现的原因。
当你去诊所治疗症状时，你并不希望医生仅仅关注这些症状，而是希望医生能够找到导致这些症状的根本原因。了解了这一问题后，您就可以采取措施在未来避免同样的情况再次发生。
两个或几名用户会偶尔离开团队，但如果您发现知识管理系统出现了大量inactive用户，那么以下这些问题可能是罪魁祸首：
1. 缺乏变革管理
大多数实施新知识管理系统的企业 leaders在推出新功能之前和之后能够良好地进行change management（变革管理）。员工对新事物充满期待，并且如果实施方式得当，员工会对工作流程的改进抱有很高的期待。
inactive用户通常会在推出新功能几个月后出现，那时候兴奋感已经消散，员工们面对一个新的平台，却没有团队领导给出继续执行最佳实践的指导。
要减少社区中change management（变革管理）下降的趋势，您可以这样做：
_每月召开一次会议，讨论新的解决方案_。
用户可以提出问题或建议，分享他们在平台上如何利用资源与同事合作，并讨论未来希望看到哪些改进。
_定期开展培训。_
根据组织的需求，培训的频率不同。但您的团队领导应该掌握如何使用新软件以满足组织的需求，然后将这些信息传递给员工。每当新功能更新或出现新特性时，均可开展一次培训。
_加强高管的持续参与度。_
许多组织在新科技推出后不久就停止推广，这是最严重的错误之一。但高管在平台上的活跃使用一直是您在提升员工参与度方面最有效的工具之一。让您的高管在平台上发表文章，并将他们的文章分享给其他用户。
* 嵌入式视频——执行层如何最大化内部沟通？*
最近的一项研究表明，在内部使用视频可以将员工与高管的对齐率提高44%，同时提升参与度和记忆率各达39%。
* 向KMS发布公司新闻——这表明inactive用户他们的高管非常重视新知识管理系统作为公司知识的主要来源。*
* 亲自回应用户评论和问题——以身作则。*
员工只有在看到高管亲自回应他们的讨论时，才会更愿意参与到平台内容中来。
2. 内容过剩
知识管理系统中低参与度的另一个常见原因是内容过多。推出新功能后出现的inactive用户通常是因为内容过于冗杂、内容过时或不相关，或者用户无法找到他们需要的内容。
在这种情况下，您可以开展内容整理工作，并采用以下策略：
将所有平台上的内容分配给团队中的不同成员，在电子表格中列出每条内容，并标记为绿色（无需更改）、黄色（需要更新）或红色（不再相关，需删除或归档）。完成所有内容分配后采取相应行动。
3. 用户体验不佳
不幸的是，并非所有的知识管理系统都能满足组织的需求。如果您的组织的KMS未能 empower员工获取他们所需的信息，那么员工在使用时就不会有动力去使用工具。如果您已经购买了知识管理系统软件，这可能很难听进去。但评估当前软件对生产力的影响至关重要。
如果您目前使用的知识管理系统缺乏以下功能，则需要考虑更换：
* 定制导航栏—— 在HTML空间中创建一个可自定义的区域，用户可以轻松访问他们需要的信息，并链接到经常访问的外部网站和工具。谁能不希望使用KMS时不用打开300个浏览器窗口呢？
* 全移动访问—— 让客户和员工在任何设备、任何位置随时获取所需信息。
* 问答引擎—— 员工提出的问题可能会重复出现，创建一个知识库可以crowdsourced新的信息需求，并确保下一个需要相同问题的人能够轻松找到答案。
* 强大的搜索功能—— 具备智能搜索功能的知识管理系统将显著减少员工查找信息所需的时间。这种功能对组织的每个部门都有好处。例如， 销售部门可以立即访问营销内容，客服部门可以更快地为客户提供帮助，新员工可以更容易地回顾培训材料等。
3个额外建议以促进采用
除了调整change management策略、在社区中整理内容并确保内容是用户需要的、以及选择适合组织功能的正确知识管理系统外，还可以做以下几件事以鼓励员工使用他们的KMS：
_定期查看搜索和分析报告_。
如果您的KMS具备搜索报告功能，团队负责人可以查看哪些术语是最受欢迎的。每月检查一次这些术语，看看是否真的如预期般得到关注。如果最常被搜索的术语并未产生预期效果，则可能会降低参与度。
_确保问题得到及时解答_。
这是非常直接的做法。如果您发现一个问题从未得到解决，或者需要等待数天或数周才能得到答案，那么这个用户很可能会停止在平台上提问。下次，他们可能通过发送邮件或面对面询问来解决问题（在这种情况下，只有提问者会受益）。制定一个及时回答问题的流程。
_每月举办奖状和竞赛_。
对积极采用知识管理系统的人进行表彰，例如每月颁发给分享最多内容、参与最多内容、回答最多问题等个人。如果添加小奖品，将激励他们继续参与。
inactive用户是一个需要解决的问题，但不要恐慌。通过正确的工具和策略，您可以在短时间内让这些inactive用户重新融入社区。
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