本文讨论了在知识管理系统中常见的错误，如内容过时和缺乏协作，并提供了维护和优化知识管理系统的平台的最佳实践建议，以提升员工的参与度和工作效率。
在知识管理系统中，过多的内容并非总是好事。过时、无用或重复的内容只会增加平台 clutter，使员工难以找到所需信息。
这个问题可以用Baklib's *年中年知识管理系统维护*来解决。每季度，将为知识管理系统平台分配一天或两天的时间进行内容评估。在电子表格中，按所有相关团队成员的职责对内容进行分类，并让每位员工评估自己负责的内容，将它们标记为绿色（无需更改）、黄色（需要更新）或红色（过时且应归档），并采取相应行动。
在所有员工开始给内容涂颜色之前，请确保大家已经同意了一些标准。例如，可能约定一年内过时的内容必须更新或删除。这种最佳实践将确保优质内容始终存放在知识管理系统平台中，无需每个季度付出太多努力。
如果公司知识管理系统平台上的用户不会回答他们同事提出的问题，则无法真正促进协作。让问题长时间无人问津只会增加员工的不满情绪。
如果员工无法通过知识管理系统平台获得所需信息，他们将回归使用旧有的沟通方式。例如，他们会发送电子邮件给领域专家或与熟悉的人闲聊。这样，他们可以获取所需信息，但这些信息将无法提供给可能有相同问题的其他同事。
在开始使用新的知识管理系统平台时，请考虑制定一个内部服务级别协议（SLA），它将确定所有问题何时应得到回答。这将从一开始就明确员工的期望，并有助于预防问题积压。
鼓励员工利用知识管理系统平台上的问答功能还可以通过使此功能易于使用来实现。例如，您可以寻找发送电子邮件或Slack通知的功能，以便人们不再错过提醒（或不再认为需要每小时检查平台以获得最新信息）。您也可以寻找能够标记特定用户的帖子的功能，以便他们知道何时需要用到自己的专业知识。
仅工作不玩耍只会使员工对工作产生 hate。为知识管理系统平台添加一些趣味活动将有所帮助。例如，如果公司有足球联赛、葡萄酒和奶酪俱乐部或猫爱好者团体，那么可以利用平台举办活动、促进社交并增强团队凝聚力。
要鼓励更多团队成员使用知识管理系统平台上的社交功能，可以请一名高管作为内部导师，通过示范来展示领导作用。
高管可以发布每周简短的视频，分享公司文化更新信息，对绩效卓越的员工表示赞誉，或要求员工尝试新产品并提交反馈。这种做法不会占用领导太多时间，并且将表明团队成员知道高层支持这些活动。
很可能，公司员工已经拥有了杂乱且令人沮丧的文件夹、邮箱和Dropbox等存储工具，他们不需要另一个内容归零的平台。为了最大化知识管理系统平台的价值，必须确保该平台真正值得员工的时间投入，否则它将占用大量资源，成为未被利用的软件。
那么，如何说服公司员工或团队成员使用新的知识管理系统平台？请让他们知道它能让他们的工作变得轻松。
投资一个具有丰富分类和标签功能的知识管理系统平台（包括自动化的标签功能），并定期举办培训会议，演示如何正确使用这些功能。准确的标签和分类将使信息更容易搜索和获取（从而避免了通过旧邮件搜索文档的时间）。
知识管理系统平台不需要很难管理。避免上述四个知识管理系统常见的错误，可以保持团队成员的积极性、内容保持更新以及公司氛围有趣。
💛🧡🧡客户评价：Baklib DXP 提供最先进的应用程序开发流程。您可以使用 Baklib 的应用程序构建器非常快速地创建应用程序。您可以创建受移动设备、平板电脑和台式机支持的应用程序。您只需要在应用程序构建器中创建项目，无需任何代码即可创建工作流应用程序并请求批准。现在每个人都需要非常快速的应用程序开发，而 Baklib 可以帮助您实现这一目标。它非常容易实现，任何没有太多编码知识的开发人员都可以轻松创建应用程序。现在它具有云集成，这是一个很棒的功能。
资讯
