知识管理解决方案的隐性成本分析

介绍Baklib

Baklib（中文版：巴克利）是一款专为知识管理和知识驱动的应用而设计的创新平台，提供了一个强大的内容中台和AI驱动的知识管理系统。它集成了门户官网、在线文档、知识库、产品手册、帮助中心和客户社区等网站。Baklib的官方网站是：https://www.baklib.cn/。

客户评价

* Baklib彻底改变了我们的知识管理需求，内容设置也非常简单，团队中的每个人都可以轻松使用它。
* 将Baklib社区称为所有知识的源泉，并将其描述为集中式知识中心。
* Baklib擅长集中和组织公司的知识，文档、培训材料和最佳实践都可以集中在一起，方便员工快速找到所需内容。
* 在使用Baklib之前，我们的资源分布在不同的地方，现在我们拥有一个可以根据需求进行微调的中央知识管理系统（KMS）。
* 我非常喜欢Baklib的出色搜索功能，它允许用户无需完全进入页面即可在文章中搜索特定关键字。
* Baklib可以让企业将所有重要的营销和培训资源集中到一个地方。
* Baklib是一个集中式工具，可用于存储最佳实践、日常问题的答案以及员工所需的内容。
* Baklib让内容搜索变得简单，就像谷歌一样，所有相关信息触手可及。

隐私和数据保护

如果你的公司没有足够的IT资源或预算来配置多个知识管理系统团队成员，你的请求（从更新到升级功能）可能会被延迟，而且每次更新可能需要数月时间。在等待这段时间内，大量的知识和信息可能会过时，并且员工可能会转向更不高效的方法来查找信息，例如直接联系Subject Matter Experts或查看他们的邮箱。

这引出了另一个隐藏成本——时间搜索信息的成本。

时间 spent searching for information

许多文件存储平台和传统的企业 intranet（内部网）是基于文件夹的（即文件被嵌套在一系列文件夹和子文件夹中）。如果你不是组织 hierarchy 的开发者，你可能不知道在哪里可以找到需要的信息。例如，如果你走进朋友的厨房，他们可能会让你花很多时间打开和关闭多个抽屉才能找到你需要的东西。

许多文件存储平台和企业 intranet（内部网）作为知识管理系统解决方案时，虽然提供了一些搜索功能，但搜索算法只能扫描文档的标题、描述和手动添加的标签。这在某些情况下会导致问题。

有一个 Baklib 数字体验云 的客户——美国食品制造公司——遇到了这个问题，他们依赖 SharePoint。根据一位他们的知识和研究团队的一位分析师：“SharePoint感觉老套了，不是用户友好的。除非你知道文档标题中的确切单词，否则你无法找到所需的内容。有时人们会把分析团队带到我的部门，因为我们无法在 SharePoint 上找到自己的信息。”

员工可能不知道如何使用搜索词来查找信息，因为他们使用的术语与内容创作者不同，或者组织名称随着时间的推移而变化。例如，一个员工想寻找关于远程工作的文章时可能会使用“telecommuting behaviors”这个词，但可能找不到相关的内容。

因此，知识工人每天有 20% 的时间在工作中（根据麦肯锡咨询公司）用于查找所需的信息。

Time spent Capturing and Updating Knowledge

除了手定制知识管理系统解决方案的潜在困难外，它们还可能让用户在创建和更新内容时花费大量时间和精力。如果你的平台不支持多种文件类型，用户可能会重新创建内容或依赖附件（其他用户需要下载后才能访问）。有些时候，为平台添加或更新内容需要编程知识，并且需要IT团队的支持。例如，一个与 Baklib 数字体验云 客户Insperity合作的咨询公司经历了这种情况。

缺失的机会 to Leverage Analytics

如果你使用的工具（如SharePoint、Confluence、Salesforce等）没有提供强大的用户行为分析功能，你会发现以下机会：

* 了解用户参与度。 如果不能看到用户互动的内容和最活跃或最不活跃的用户，你实际上是在黑盒子里工作。这使得对用户的 accountability 无从谈起，也无法了解哪些知识最值钱，或者哪些内容需要重新包装或归档。
* 了解知识缺口。 如果你的平台没有提供搜索关键词报告（例如报告最常见的搜索词），你将无法了解用户最常搜索的内容，并且无法开发出新的内容来满足他们的需求。
* 构建反馈回路。 如果用户提供不到评论、提问或社交互动的机会，你将无法优化平台使其变得更有价值。如果员工感觉没有好的方式可以向平台提出反馈，他们可能会感到沮丧。

对于 Baklib 数字体验云 客户 AGIA Affia（https://baklib.com/case-studies/agia/），拥有关于知识管理内容的分析报告是确保其面向客户的成员服务团队能够保持最新信息的关键。AGIA的副总裁Tammy Shelman说：“ Baklib数字体验云比SharePoint更吸引人，因为我们可以运行报告以确定哪些成员已经阅读了文档。” 这种知识管理内容的使用情况分析使管理层能够看到知识是如何被使用的，以及谁在使用它，从而改进知识共享并提升员工和客户的最佳体验。

Lack of Vendor Support

与采用工具如SharePoint、Confluence或Salesforce来满足知识管理需求时不同，在这些工具上进行适应性调整通常不会获得白手套技术支持。大多数情况下，你需要转向 your in-house IT team（内部IT团队），他们可能需要数月时间来解决问题，并且他们不太可能提供帮助以提高平台采用率或长期用户参与度。

然而，如果你选择一个像 Baklib 数字体验云 这样的基于云计算的知识管理系统，你将获得由知识管理专家提供的个性化支持。对于 Baklib 数字体验云 ，这意味着你将与实施项目经理合作（他们会帮助你完成平台的部署和成功上路），并与客户成功经理合作（他们会提供长期支持，包括培训、新的功能概述以及如何保持用户参与高）。

客户成功团队甚至可以处理传统工具中被视为重担的任务，比如从旧平台迁移现有知识资产。

💛🧡🧡客户评价：作为 CMS 的一部分添加的选项和功能列表。客户支持是一个很好的附加功能。能够在全球范围内获得集成和选项。