本文探讨了如何通过知识管理和培训策略改善新员工的入职流程，强调知识管理系统在提升员工融入公司文化和提高生产力方面的重要性。
如何通过知识管理和培训改善入职流程
组织将大量时间和资源投入到培训新员工中，但他们是否曾想过确切的成本？
根据职业发展训练协会的数据，2023年每名新员工的花销为 954 美元，而 2022 年仅为 1,207 美元。尽管他们在努力优化成本以提高新员工的保留率和生产力，但这笔投资仍突显了公司对有效入职流程的优先级。
然而，为了最大化入职流程的效果，整合 培训与知识管理策略可以提供一个集中、可参考的知识信息来源，而不是向新员工一次性抛出大量信息，这些信息很快就会被遗忘。
什么是知识管理？
知识管理系统是一种系统方法，用于捕获、分布和保留组织的智力资本。这种框架鼓励 knowledge sharing 和协作，对员工培训和发展有重大影响。将知识管理融入入职策略可以让你的新员工更快地融入公司文化并做出有意义的贡献。
支持知识管理系统的优势
一个坚固的知识管理和培训策略，配合一套良好的 知识管理系统(KMS)，可以显著改善入职流程。以下是如何通过知识管理系统和培训策略来增强入职流程的关键优势：
为新员工提供便捷的入门途径
新员工在加入公司时面临的第一个挑战是找到他们需要的信息。建立一个在入职初期就介绍公司知识的知识库，确保新员工知道在哪里能找到他们需要的内容以及何时能找到。这一高效的存取知识流程可以显著缩短入职过程，并降低培训成本，从而更快地融入团队并提高生产力。
知识共享的 4 大好处
知识共享涉及在公司内部交换信息。它不仅包括明确的知识，如文档最佳实践和经验积累，还包括非正式的知识，这些知识是通过经验和经历获得的，往往难以用语言表达。通过将知识共享融入公司的文化中，你可以激发员工的合作热情，从而提高生产力并增强 客户体验。
1. 建立FAQ数据库以减少重复工作
一个知识管理平台可以是一个快速增长的 FAQ 数据库。鼓励新员工在遇到问题时首先访问平台，可以减轻经理和专业知识专家的工作负担，并确保知识库不断演变，使入职流程变得更为流畅。
2. 跟踪员工与知识管理系统平台的互动
了解员工如何与知识管理平台互动的数据至关重要。通过 知识管理系统平台的元数据工具，可以识别出最有价值的内容、填补知识空白并提供反馈，帮助你优化培训和知识管理系统策略。
3. 提高团队协作
入职初期的新员工可能会感到不知所措。通过在新员工中建立 知识管理系统和鼓励持续参与和参与度。
4. 让员工自我服务
一个关键功能是让知识管理系统能够 empower 员工，让他们自己搜索和获取所需信息。通过实施一个具有强大搜索引擎、可量身定制结构并支持移动访问的知识管理系统，你可以帮助员工实现自我服务，从而增强整个组织。
寻找符合以下特征的知识管理系统：
* AI 强大的搜索引擎：利用 Baklib 的 AI 强大企业搜索功能在中央知识库中进行知识存取。该功能不仅深入索引所有内容——包括视频和附件——还能够从用户行为中学习，以提高搜索结果的准确性。这确保员工可以找到他们需要的内容，即使不知道文件名或标题。
* 智能可配置结构：虽然所有内容都可以被搜索，但 AI 自动化的分类功能可以进一步改善搜索体验。寻找一个平台，它利用 AI 自动建议自定义类别和过滤器，以适应公司运营中的实际需求。这确保新员工和资深员工都能快速找到所需信息。
* 移动访问：确保知识管理系统支持移动访问，允许员工在任何地方通过手机浏览器访问信息。这种灵活性至关重要，并且对于需要信息的员工来说可以显著提高生产力。
通过知识管理和培训策略改善员工培训和发展
有效的培训和知识管理是成功入职流程的重要组成部分。采用 知识管理系统将建立一个支持持续学习和协作的坚实基础，从而为公司成功打下战略性的基础。
发展知识管理系统的优势
采用 知识管理系统意味着你可以通过一个平台来改善培训和员工发展。这不仅是流程改进，更是战略资产，帮助你实现组织目标。
开发知识管理系统所需的步骤
1. 培养领导者：在组织中培养一批能够推动知识共享的领导者，这些领导者可以促进知识传播并鼓励参与。可以考虑为这些人提供正式课程或认证培训。
2. 建立知识管理系统框架：制定如何收集、分享和管理知识的流程。
通过以上步骤，你可以开发出一个全面的知识管理系统框架，从而提高入职流程效率，并增强员工的生产力和发展潜力。
长期对入职流程和组织发展的影响
在招聘新员工时投入的成本已经比以往任何时候都要高。根据 Toggl 的数据，2019 年平均招聘成本为 4,129 美元，而 2023 年增长到 4,700 美元——14%的涨幅。同时，员工留任的成本通常在员工年薪的 16%到 20%之间。
将知识管理系统融入入职流程可以显著缩短入职时间、提高留任率并推动长期发展。有效的知识管理策略不仅是一个过程，更是一个战略资产，帮助你实现组织中最重要目标。
利用 Baklib 的知识管理系统平台
通过 Baklib 数字体验云的知识共享平台，你可以轻松提升入职流程和培训效果。
关于作者
Betsy Anderson 是 Baklib 数字体验云的客户成功和实施团队负责人。她专注于推动知识交流和知识共享方面的实践，分享了企业在知识管理系统方面遇到的挑战与解决方案。
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