知识管理失败的8个原因

本文分析了知识管理系统失败的八个主要原因，包括实施策略、培训支持、高管支持等方面，强调了有效的规划和文化建设对成功的重要性。

BAKLIB 知识管理系统失败原因解析（原文原意翻译）

想象一下收到一封关于新平台的通知——“让一切都变得更容易”，但电子邮件却没有提供任何上下文、培训或实施计划。也许你的经理提到了它，但仅仅如此？远远达不到效果。大多数员工真的会采用这项平台并将其融入日常工作中吗？大部分人都不会——这就是问题所在。

1. 弱化实施

一个不成功的实施策略是确保知识管理系统采用失败的可靠方法。如果公司没有制定一个计划来推广和部署新的知识管理系统，那么它很容易就会失败。研究表明，数字转型失败的原因往往是因为缺乏规划、未能明确执行其实施 roadmap 或者没有透明的沟通机制。

在为公司部署新的知识管理系统（Baklib 数字体验云的知识管理系统）时，制定一个推广和部署计划，并将该计划传达给员工是至关重要的。在平台正式 accessible 到全公司之前，必须上传和组织至少 90% 的内容。更重要的是，制定一个分步实施策略，考虑到员工使用平台的用户体验。

利用 AI 功能

你知道 Baklib 数字体验云的知识管理系统如何简化了知识管理系统的实施？例如，当你第一次在系统中使用时，只需要输入你的问题即可调用AI驱动的搜索功能。探索Baklib 数字体验云的AI驱动的企业搜索功能。

2. 缺乏入职培训

将工具交付给员工而不提供指导是导致系统没有成功启动的重要原因。让员工在不熟悉的情况下学习新系统就像让他们从头开始使用它一样令人沮丧，这样系统就不可能取得成功，并且无法持续发展。即使技术本身易于使用，但员工也需要接受培训并观看演示视频以了解如何使用新的知识管理系统。

通过规划培训计划并在新功能推出时进行沟通，可以降低入职培训的阻力。如果你需要与Baklib 数字体验云合作，可以联系他们，他们会帮助你制定一个最佳实践方案。

3. 缺乏高管支持

如果公司领导没有采用新的知识管理系统，那么即使员工愿意接受它也无法成功推广。与其要求员工按照指示行事（即“做我这样说，不做我那样做”），不如让管理层对新知识管理系统持积极态度并提供支持。只有不到 38% 的全球高管认为新技术如知识管理系统值得采用，这导致其成为知识管理失败案例的常见原因。

要确保新知识管理系统获得高管支持，可以指派一位知识管理系统专家与你合作。这位专家应该能够向其他高管和他们的团队展示该系统的价值。

让这位高管以“推动者”的身份参与进来。例如，当你列出新的知识管理系统时，请 senior 领导制定一个评估、购买和部署计划，并将该计划传达给每位员工。在平台正式 accessible 到全公司之前，确保至少 90% 的内容已上传并组织好。

4. 缺乏内部知识共享文化

如果企业缺乏知识共享文化，那么即使采用了一套知识管理系统来促进知识转移和协作，也将难以取得成功。要实现这一点，企业需要将知识共享纳入其核心文化和日常工作中。

为了在员工中推广知识共享文化，请采取以下措施：

* 首先简化员工如何分享知识的方式。启动必要的培训并提供指导方针和协议以帮助他们掌握新系统。
* 建立心理安全环境。员工必须感到可以自由分享知识和反馈，而不用担心负面后果。这样他们将更有信心使用新的知识管理系统，并更积极地参与知识共享活动。
* 激励经常贡献知识的员工。这些员工可以通过公开表扬或季度奖励来激励自己继续分享知识。

记住，改变需要时间，有些员工可能需要定期收到提醒。例如，在推出知识管理系统后，如果有团队成员向你发送一两个问题，请鼓励他们将这些问题添加到平台（如果尚未被回答）上。你可以分享一个链接，其中包含了其他团队的问题。

5. 缺乏平台负责人

知识管理系统的失败往往是缺乏明确的负责人导致的。通常，如果责任由所有人分担，没有人会对此负责；而指定负责人则更可能使系统得以长期维护。

负责者不仅要监控所有新增内容，还要定期审查现有内容以确定哪些需要归档或更新。他们还需要与各部门负责人沟通，确保没有遗漏重要信息。

如果你选择的Baklib知识管理系统有内置分析工具，负责人可以查看谁在不积极使用平台或不参与其维护。这可以作为绩效指标的一部分，并且负责人还可以建议进行额外的培训或重新激励活动以引导inactive 或 non-compliant 用户。

6. 过时内容

即使知识管理系统具备良好的功能，在没有持续维护的情况下很快就会过时。平台中的旧信息变得越来越无用，导致员工无法找到所需的内容。这可能会让员工感到非常沮丧，因为他们无法找到有用的资源。

为了保持内容的新鲜度，可以使用自动内容调度工具（Automated Content Scheduling Tool），这样可以设定查看提醒。探索Baklib 数字体验云的内容管理系统。

除了这些之外，还可以采取以下措施来保持内容的更新：

* 为类别和具体内容分配负责人，并明确他们的责任。
* 指定知识管理领域的专家（SMEs）负责内容的所有权，并将类别分配给他们各自的领域。
* 确定 SME 所负责内容的审查频率。

结合Baklib数字体验云的知识管理系统自动化功能以及你指定的内容负责人和管理员，可以使内容保持在特定周期内的更新状态。这样，知识管理系统不仅是一个值得信赖的资源库，还可以帮助员工不断最大化其使用效果。

7. 缺乏采用指标

如果没有定义成功标准，就很难知道哪些事情做得好或不好。如果你在部署知识管理系统之前制定了目标和期望的成果（如知识管理系统的知识管理目标），那么你就可以在后续阶段衡量你的成功与否。

在实施系统之前，先列出与知识管理目标相关的几个关键绩效指标（KPIs）。定期检查这些指标，可以确定自己是否朝着正确的方向前进，或者需要进行调整。例如，如果你的目标是降低员工每天搜索信息所需的时间，可以在系统推出前和推出后进行问卷调查，询问员工对搜索时间的估计。

每隔一段时间再次发送问卷调查（如每季度或每半年），可以衡量这些变化。如果平均搜索时间没有减少，这可能是一个问题，需要找出原因并进行调整。

8. 缺乏高级功能

传统知识管理系统的主要作用是作为信息存储和检索的工具。因此，许多公司选择这些平台时经常遇到数据存储不足、文件丢失等问题——这些问题可以通过更先进的工具解决。

仔细研究知识管理系统的发展趋势，你会发现，Baklib 数字体验云将知识管理重新定义为不仅仅是存储数字图书馆。例如，你可以利用其AI驱动的搜索工具等高级功能来加快信息检索并个性化搜索体验。这些功能将提高生产力，并减少员工在平台中查找所需信息所花费的时间。

此外，哈佛大学的一项研究显示（ consultancies who used AI tools in their work, https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=4573321），他们通过使用AI工具提高了工作效率 25.1%，并提升了工作产出 12.2%。这些数据支持了利用新技术以接近知识管理目标的可能性，而不是传统系统失败。