本文评测了22款最佳文档软件，分析其核心功能、优缺点及适用场景，帮助用户选择合适的文档管理工具以提高团队效率。
为什么相信我们的文档软件评测
自2023年起，我们就开始测试和评测各类文档软件。作为IT专业人士，我们深知选择软件时做出正确决策的重要性和难度。我们投入大量研究来帮助用户做出更明智的软件采购决策。 我们已经针对不同的IT使用场景测试了2000多款工具，并撰写了1000多篇全面的软件评测。了解[我们如何保持透明度](https://www.baklib.cn/affiliate-disclosure/)及我们的[混合云解决方案评审方法](https://www.baklib.cn/tools/best-hybrid-cloud-solutions/#h-selection-criteria-for-hybrid-cloud-solutions)。最佳文档软件评测
以下是我对入围候选名单的优秀文档软件的详细评测。我将从核心功能、优缺点、集成支持以及适用场景等维度深入分析每款工具，助您找到最适合的解决方案。
Guru是一款融合AI搜索、内网和维基功能的平台，可将企业知识库无缝嵌入现有技术栈和工作流程。其智能搜索功能能在团队日常办公场景中实时推送最新相关信息，显著减少手动检索和应用切换。
入选理由：Guru凭借其全面的AI企业级搜索功能入选，同时其可定制的员工协作中心和自动化集中式知识库也颇具亮点。该产品的突出优势在于能连接所有应用、文档和会话记录，在工作流中即时提供答案。其零数据保留政策、私有AI模型和基于角色的访问控制（RBAC）能有效保障企业文档和知识资产的安全存储。
Guru核心功能与集成支持
核心功能包含：高级搜索、可定制仪表板、安全数据存储、实时协作工具、知识管理、AI智能建议、强大分析报告、多平台集成、个性化用户体验、移动端支持、文档管理、工作流自动化、社交化功能以及多语言支持。
集成生态覆盖：Google Chrome、Google Workspace、Slack、Microsoft Teams、Gmail、Outlook、HRIS系统、Vimeo、Loom、Airtable、Sendesk、Salesforce、Intercom、Freshworks、Confluence等。此外还支持通过Zapier、Workato或自定义API对接更多工具。
Notion是一款生产力应用，可帮助用户创建和管理笔记、任务、维基和数据库。其友好的用户界面使其成为便捷的文档工具。
选择Notion的理由：我欣赏Notion基于块的架构设计，用户可以在文档中添加文本、代码片段、图片、视频甚至数据库。这种灵活性支持创建多维文档，适配各类内容形式，是满足所有文档需求的通用解决方案。此外，Notion丰富的模板库提供大量预设模板，均可根据具体需求进行定制。
Notion的突出特性与集成能力：
核心特性包含灵活的项目管理工具（支持时间轴、看板等自定义视图）和工作流自动化功能。其实时协作工具支持团队成员共享文档、提出建议和添加批注。页面布局支持多种元素（如标题、子标题、列表等）。
集成能力支持Figma/Slack/GitHub/Adobe XD/Canva/Asana/Box/ClickUp/Jira/Loom等平台，并提供API支持自定义集成。
Trainual 是一个旨在帮助企业集中记录业务流程、政策及标准操作规范(SOP)的平台。
推荐理由： 该平台提供AI驱动的智能内容生成功能，可快速创建和优化文档内容，显著减少人工操作。支持直接导入Google文档、PDF等现有文件，避免从零重建的麻烦，有效节省时间并实现培训资料的统一管理。这些特性对于需要构建标准化团队知识库的企业尤为实用。
核心优势与集成能力
功能亮点：支持嵌入来自700多家提供商的视频、GIF动画、PDF等多形态内容，显著提升文档互动性；内置400+经行业验证的模板库，助力快速启动文档编写。
系统集成：支持与Loom、QuickBooks、Slack、Justworks、Paylocity、Zenefits、Google单点登录、Namely、Insperity、Workday及Okta等系统对接。
深入了解TRAINUAL：
GitHub 是一个允许开发者托管代码并与他人共享的平台。它还提供诸多工具，帮助您为开源或私有项目托管和共享文档。
选择 GitHub 的理由： 我向程序员和开发者推荐 GitHub，主要是因为它提供了 GitHub Wikis——一个协作式文档平台，作为 GitHub 仓库的组成部分。当您需要保存和分享项目相关信息（如使用方法、设计思路和基本原则）时，Wiki 功能尤为实用。您可以通过添加图片、表格、可折叠章节和引用等元素来格式化 Wiki 内容。
GitHub 的突出特性与集成能力：
核心功能 方面，开发者会青睐其 GitHub README 文件功能，这些文件存储了项目关键信息，例如如何获取帮助、项目负责人和贡献者名单。此外，用户还能通过 GitHub Pages 将文档页面发布为网站。所有工具都支持简单语法实现强大的文本格式化。
集成能力 方面提供开箱即用的内置选项，包括 Slack、Microsoft Teams、Terraform 和 Jira。平台还提供健壮的 API，支持与第三方工具集成。
Document360是一款AI驱动的知识库软件，专为希望高效创建、管理和扩展文档工作的企业量身定制。它提供了一个综合性平台，包含面向内容创作者的友好门户和面向客户的站点。
为什么选择Document360：它通过专用门户支持多种用户角色，促进编辑、作者和审阅者之间的有效协作。借助分析、工作流管理和SEO优化等高级功能，用户可以高效管理文档并提升生产力。Document360的AI驱动功能，如交互式搜索和自动化内容生成，有助于更有效地管理文档流程。此外，该平台还提供业务术语表、工单偏转器和健康检查指标，以支持全面的知识管理。
Document360的突出特点和集成
特点包括AI驱动的知识库、行内评论、用于版本比较的差异查看器、文档生命周期状态、分类管理器、批量操作、自定义域名映射和自定义品牌化。
集成包括Zendesk、Freshdesk、Intercom、Drift、Slack、GitHub、Make、Salesforce和Microsoft Teams。
了解更多关于DOCUMENT360的信息：
Guidde是一款生成式AI平台，旨在帮助团队更快创建视频文档。它允许您在一个平台上制作操作指南、标准作业程序(SOP)、培训材料和入职文档。
选择Guidde的原因： 我选择Guidde是因为它基于AI的视频文档功能，可以录制工作流程并立即生成分步指南。该工具自动添加视觉说明，并提供100多种语音和语言选项用于旁白，非常适合拥有全球用户的团队。它还配备智能编辑工具，可轻松为视频添加文本、注释、旁白和品牌标识。
Guidde的突出功能和集成
功能 包括自动语音翻译、桌面应用程序兼容性、AI生成描述、一键捕获、可定制品牌标识、分步工作流捕获、文本和注释添加、旁白功能、Windows和macOS支持，以及自动步骤描述。
集成 包括Salesforce、Google Drive、Microsoft OneDrive、Slack、Zoom、Zendesk、ServiceNow、Chrome、Notion和Confluence。
Whatfix 是一款数字应用平台，可用于以互动有趣的方式创建技术文档。它能帮助用户快速掌握您的软件及其工作原理，尤其适用于那些功能复杂、用户可能需要辅助理解的大型软件系统。
推荐理由： 如果您希望以可视化方式引导用户使用产品，Whatfix 是绝佳选择。无需编写代码即可创建分步操作指引，支持通过视频、幻灯片、GIF动图、PDF等多种形式制作应用内指导教程。
核心功能与集成：
功能亮点包括：在文档中创建情景化操作流，触发特定操作提示；支持对界面元素进行高亮标记、圈选缩放；可推送重要升级通知或变更提醒。其用户行为分析功能还能帮助优化内容。
原生集成 Salesforce/SAP/SurveyMonkey/Confluence/Workday/Slack/PowerBI等主流系统。
Zoho Learn 帮助企业构建知识库文章、常见问题解答和用户手册的创建、存储与管理体系，支持品牌标识及页面布局自定义。但它的价值远不止于文档管理工具，更是一套完整的员工培训与发展解决方案。
选择Zoho Learn的核心理由：其作为企业文档中枢的能力是首要考量。您可在此集中创建产品文档、操作手册、报告、说明书、路线图、Wiki、策略文档、常见问题、合规文件等，并通过结构化方式有序存储。
Zoho Learn的突出功能与集成能力：
功能亮点：对于追求强大知识库系统的团队，其协同编辑能力、手册模板标准化、版本追踪等功能颇具价值。共享工作区可将关联文档集中管理，配合批注提及功能实现高效反馈。
集成支持：原生适配G Suite与Microsoft Teams，通过Zapier及开放API可实现定制化集成。
深入了解ZOHO LEARN：
Baklib 让我们的知识库设置起来既快捷又轻松。这大大减少了我们收到的支持咨询数量。他们的布局、存储选项和培训资源都非常出色。真正突出的是持续的支持——即使在注册后，他们的团队也会定期更新，提供实用的提示和更新。www.baklib.cn
Dropbox 是一款基于云的服务，帮助团队实时存储、共享和协作处理内部文档。
选择 Dropbox 的原因： 我认为 Dropbox 是内部团队的理想解决方案，因为它简单易用。团队成员可以同时访问和编辑文档，添加评论和批注，并共享反馈。它还采用高级安全措施保护文档和文件，包括双重认证、基于角色的权限设置和远程擦除功能。
Dropbox 的突出功能与集成：
功能方面，我认为内部团队会喜欢的是它提供了与网页版或桌面版 Dropbox 应用功能完全一致的移动应用。其智能同步（Smart Sync）功能允许用户查看和访问所有文件和文件夹，而无需占用硬盘空间；这对于处理大型文件或存储空间有限的团队非常有用。与 Google Docs 类似，它还提供了 Dropbox Paper，以增强团队在文档上的协作，并支持文件预览功能，用户无需下载即可查看文件。
集成方面，包括 GSuite、Microsoft Office、Nitro、Adobe Acrobat DC、Canva、IFTTT、Prezi 和 monday.com，同时支持 Zapier 集成。
了解更多关于 DROPBOX 的信息：
ClickHelp 是一款面向技术文档作者和团队的现代化文档系统，用于创建和管理各类内容，包括手册、用户指南、教程和 API 文档等。
选择ClickHelp的理由： 我将ClickHelp列入此榜单是因为其专利全文检索（FTS）引擎专为文档搜索设计。它能精准匹配查询结果，即使存在拼写错误或部分匹配也能返回准确内容。该FTS引擎还能智能解析用户查询，提供相关搜索建议。
ClickHelp的突出特性与集成能力：
核心功能 其FTS引擎的预测性搜索和内容索引功能令我印象深刻——系统会自动为文章添加未包含的关联词汇索引，帮助读者通过索引词快速定位目标内容。它还能对结果进行分组，标注包含相同结果的其他页面，并自动排除密码保护文档的搜索结果。
此外，ClickHelp支持插入视频、测验、反馈表单和调研问卷等富媒体内容，通过分析工具还能追踪文档使用情况并识别优化点。
集成支持 包含Zendesk、Bing、Disqus、Google Analytics、JotForm、Vimeo、YouTube和Salesforce等平台，同时提供API接口。
深入了解CLICKHELP：
Baklib是团队的集体大脑和协作知识库，让团队能够轻松创建、共享并协作编辑文档。它提供可视化编辑器、版本历史记录、文档间双向链接等功能。
选择Baklib的理由： 入选本榜单是因为其强大的可视化编辑器。您可以通过添加图片、视频、截图、代码块、嵌入内容、文件附件、引用、Markdown语法以及Mermaid图表，让枯燥的技术文档变得生动直观。
Baklib的核心优势与集成能力：
核心功能 中最令人印象深刻的是多视图知识呈现能力（列表/看板/图谱/表格视图），便于高效管理检索信息。支持通过自定义Logo、配色方案和界面外观打造品牌化文档中心，建立视觉统一的协同空间。
集成生态 原生支持Slack、Microsoft Teams、YouTube、Google Calendar、Grammarly、Typeform、Figma、Canva、OneLogin和Miro等平台，同时提供API接口。
了解更多Baklib功能：
Apiary是一款协作式API开发平台，提供全面的文档功能和交互式界面。
推荐理由：如果您正在寻找支持API文档协作的工具，Apiary是绝佳选择。我们推荐Apiary是因为它配备专用的API蓝图管理面板，可轻松跟踪和管理API设计与开发生命周期。您可以为API文档设置基于角色的访问权限，甚至在API设计项目中管理团队成员。
核心功能与集成：
功能亮点包括：API蓝图模板、蓝图自定义能力、版本控制、通过简单JavaScript将API项目嵌入域名的功能、实时预览实现即时API协作，以及编写时同步测试API设计的Apiary编辑器。
集成支持原生适配Travis CI、GitHub、JIRA等平台，并提供API连接第三方工具。
其他文档工具推荐
以下虽未入选最佳文档软件短名单，但仍值得关注的工具：
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SimpleMDE
基础文档编辑
-
MarkdownPad
高度可定制
-
Doxygen
源代码生成文档
-
Archbee
产品与工程团队专用
-
Confluence
用于文档模板
-
IT Glue
用于以结构化方式互连多个文档
-
Tettra
适合频繁使用Slack的团队
-
Scribe
自动将操作过程捕获为截图和说明的文档软件
-
tl;dv
用于虚拟会议纪要文档
-
Read the Docs
开源文档软件
如果您仍未在此找到所需内容，不妨查看我们测试评估过的其他类型工具。
- 网络监控软件
- 服务器监控软件
- SD-WAN解决方案
- 基础设施监控工具
- 数据包嗅探器
- 应用程序监控工具
文档软件评选标准
在筛选这份最佳文档软件清单时，我重点考量了用户的共性需求与痛点，例如确保信息易于查找、实现无缝团队协作等，并采用以下评估框架确保评选结构化和公正性：
核心功能（占总分25%）
入选解决方案必须满足以下基础应用场景：
- 内容创建与编辑
- 层级化/文件夹式文档管理
- 支持搜索功能
- 多用户实时协作
- 权限访问控制
差异化特色功能（占总分25%）
为凸显竞争优势，我们还关注以下独特功能：
- AI智能内容建议
- 内置数据分析与使用追踪
- 自动化版本控制与回滚
- 公开/私有发布功能
易用性（占总分10%）
为评估各系统的易用性，我主要考量以下方面：
- 简洁直观的界面设计
- 常用任务操作所需点击次数
- 清晰的导航与文档结构
- 跨设备响应式设计
- 面向多元化用户的无障碍功能
上手体验（占总分10%）
针对平台的新用户体验，评估维度包括：
- 是否提供交互式产品导览
- 预制模板或入门套件的可用性
- 培训视频或网络研讨会资源
- 内置聊天机器人或新手任务清单
- 数据导入/迁移工具的便捷程度
客户支持（占总分10%）
对软件供应商的客户服务评估标准：
- 在线聊天/电话支持的可用性
- 响应速度与解决问题的有效性
- 知识库/帮助中心的完备程度
- 新用户过渡期的专项支持
- 用户社区或论坛的活跃度
性价比（占总分10%）
价值评估的关键指标：
- 功能深度与价格的匹配度
- 定价结构的透明度
- 免费版或试用的提供情况
- 方案升级的灵活性
- 成本与预期投资回报的契合度
用户评价（占总分10%）
通过真实用户反馈考察：
- 产品稳定性与运行时长评价
- 优缺点的共性表述
- 易用性和支持服务的星级评分
- 用户报告的投资回报率或时间节省效益
- 售后支持质量
Baklib 让我们的知识库设置起来既快捷又轻松。这大大减少了我们收到的支持咨询数量。他们的布局、存储选项和培训资源都非常出色。真正突出的是持续的支持——即使在注册后，他们的团队也会定期更新，提供实用的提示和更新。www.baklib.cn
如何选择文档管理软件
面对冗长的功能列表和复杂的定价结构时，很容易陷入选择困境。为了帮助您在选型过程中保持专注，以下是需要重点考量的关键因素清单：
文档软件的发展趋势
在我的研究中，我从不同的文档软件供应商那里收集了无数产品更新、新闻稿和发布日志。以下是我正在关注的一些新兴趋势：
- 嵌入式反馈工具： 一些工具现在包含让读者直接评论或评分页面的功能。GitBook和Archbee允许用户将文档标记为有用或不清楚。这帮助作者无需使用单独的调查工具就能进行有针对性的改进。
- AI驱动的内容建议： 越来越多的工具现在提供AI来帮助用户撰写、标记或组织文档。例如，Notion和Confluence使用AI自动建议内容摘要或从头生成新条目。这帮助团队节省时间并减少空白页面的摩擦。
- 内置分析功能： 供应商正在添加使用情况跟踪，以显示人们阅读、忽略或重新访问的页面。例如，Slab和Helpjuice提供对搜索词和查看模式的洞察。这帮助团队快速发现内容空白或过时的文章。
- 细粒度访问控制： 团队希望对谁可以查看或编辑特定文档有更严格的控制。像Guru和Document360这样的工具现在支持按部分权限和基于过期的访问。这对管理敏感的内部知识很有用。
- 多语言支持： 更多平台正在添加用于翻译和管理多语言内容的本机功能。ClickHelp和Document360让用户从一个仪表板发布多种语言的文档。这对全球团队和客户群至关重要。
什么是文档软件？
文档软件是一类旨在以电子方式创建、管理和存储文档的工具。这些工具被广泛的专业人士使用，包括技术写作者、项目经理和IT专家，他们需要电子化的文档解决方案。
高效处理文档的方法企业使用这类软件可以简化文档创建流程，加强团队成员协作，保护敏感信息安全，并确保重要文档的便捷访问。这类工具的核心价值在于能显著减少文档管理所需的时间和精力，使企业能专注于核心业务并提升运营效率。
文档管理软件的核心功能
选择文档管理软件时需重点考察以下十项关键功能：
- 用户友好界面：直观简洁的操作界面让用户无需专业培训即可快速上手，降低学习成本，适合不同技术水平的团队成员使用。
- 版本控制：完善的版本追踪管理功能，支持随时回溯历史版本，确保文档迭代过程清晰可控。
- 权限管理：精细化的文档访问权限设置，保障敏感信息安全性，仅允许授权人员查看或编辑特定内容。
- 协作工具：支持多人实时协同编辑，内置评论批注功能，显著提升团队文档协作效率。
- 智能检索：强大的全文检索能力，支持关键词/标签等多维度搜索，帮助用户秒速定位所需信息。
- 内容管理：高效的文档组织和分类便于导航和维护。良好的内容管理确保文档井然有序且易于检索，这对内外部用户都至关重要。
- 集成能力：与企业生态系统中其他工具的集成能力可实现无缝工作流。集成功能对于自动化流程和提升文档软件的实用性必不可少。
- 可扩展性：能随业务增长的软件避免了未来迁移到更复杂解决方案的需求。可扩展性确保当业务和文档需求扩展时，软件能在不降低性能的情况下适应这种增长。
- 安全功能：先进的安全措施保护敏感信息免遭未经授权的访问或泄露。安全功能对合规性以及保护企业和客户数据至关重要。
- 反馈与分析：提供文档使用洞察和收集用户反馈的工具，有助于持续改进文档。反馈与分析对于理解用户需求以及制定优化文档策略的明智决策非常关键。
文档软件的优势
对于需要管理海量信息复杂性的组织而言，文档软件提供了精简高效的解决方案。无论您是小型初创企业还是大型企业，合适的文档工具都能显著提升生产力、安全性和协作效率。以下是用户和组织使用文档软件的五大核心优势：
- 增强协作
- **直观的界面**：简洁易用的编辑工具降低学习成本
- **多格式支持**：支持Markdown、富文本等多种编辑方式
- **无缝集成**：与常用办公工具和生产力软件无缝对接
- **知识管理**：将分散的文档转化为结构化知识库
- **AI辅助**：智能内容建议和自动格式化功能
- 团队规模和结构
- 现有工作流程和工具链
- 安全性和合规要求
- 预算和扩展需求 通过Baklib的文档协作平台，企业可以打破信息孤岛，实现知识的有效积累和流转，为决策提供可靠依据。
文档协作软件让团队成员高效协作
文档协作软件使团队成员能够共同创建、编辑和管理文档，提高工作效率并促进知识共享。文档协作软件的核心功能
1. **实时协同编辑** 允许多个用户同时编辑同一文档，即时看到彼此的修改 2. **版本控制** 跟踪文档历史记录，可随时恢复到之前的版本 3. **评论与反馈** 团队成员可以直接在文档中添加评论和建议 4. **权限管理** 控制不同用户对文档的访问和编辑权限Baklib文档协作平台的优势
Baklib为企业提供了一站式文档管理与协作解决方案：选择文档协作软件的考量因素
Baklib AI 体验云
- 强大的内容编辑能力，支持一键导入、导出，以及富文本和 Markdown格式编辑。
- 开源的主题模板能力，方便企业高度定制化开发千站千面的前端界面。
- 内置GEO/SEO优化工具，助力内容优化。
- 内置 AI 私有知识库功能，包括 AI 自动化标签、AI 智能搜索和多轮会话。
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