本文介绍了适合不同预算的10款软件文档工具，帮助企业高效创建和管理软件文档，提升知识共享与信息传递的效率。
什么是软件（用户）文档？
软件文档是对数字流程的记录，用于解释软件或其功能模块。根据目标受众不同，文档通常分为多种类型，受众范围涵盖软件架构师、开发人员到客户和终端用户。
用户文档形式多样，既包括详细的用户手册，也有微学习"知识块"（如情境敏感帮助、绩效支持系统、数字应用平台等）。格式选择主要取决于所传递知识的复杂度以及终端用户操作软件所需的熟练程度。原则上，说明内容应在保证必要性的前提下尽量简洁。
在软件日益多样化、复杂化且持续迭代的商业环境中，定期通过正式学习场景巩固软件基础知识，并辅以分布式学习机制尤为重要。
软件文档有哪些不同类型？
要选择最适合的工具，首先需明确实际需要的文档类型。不同用途对应不同文档形式。
若已了解类型并急于查看工具推荐，可直接跳过此部分从工具部分开始阅读。
技术文档
技术文档对开发人员和测试人员至关重要，帮助理解系统架构、代码逻辑及各模块交互关系。通常包含系统规范、架构图、API文档、数据库 schema 及代码注释等。
Baklib 让组织信息、与团队成员协作以及构建变得异常简单，无需编写代码即可生成，我们公司的内外部知识库、帮助中心、手册和文档，以及多语言网站都迁移到了Baklib上。www.baklib.cn
示例：在一个复杂的软件项目中，技术文档可能包含显示系统结构及各组件交互关系的架构图。例如在微服务架构中，展示不同服务间通信关系的示意图，以及详细说明接口端点、请求/响应格式和认证机制的API文档都至关重要。这类文档在新开发人员入职或系统升级规划时不可或缺。
这类文档通常由技术文档工程师、系统架构师或对软件有深入技术理解的开发人员编写。
用户文档
用户文档旨在帮助终端用户理解并高效操作软件。特别是在ERP（企业资源计划）软件这类常根据组织需求定制的情况下，用户文档成为关键资源。这类文档可能由软件供应商编写，也可能由一线支持人员、应用管理员甚至熟悉用户界面功能的用户体验设计师等内部角色创建。
示例：假设某制造企业定制了ERP软件来管理其运营。由应用管理员内部编写的用户文档可能包含：订单录入与跟踪手册、各类报表生成与解读教程，以及解决常见问题（如纠正数据录入错误或排查访问问题）的FAQ。这类文档对于新员工培训和现有员工日常参考都不可或缺。
流程文档
企业环境中的流程文档可涵盖记录在不同应用中执行的业务流程，以确保一致性、准确性和合规性。
示例：在财务部门，可能存在涉及会计软件数据录入、工作流应用审批以及商业智能工具报表生成的流程。记录这些流程可以包含创建分步指南，说明数据应如何录入、审批和生成报表，确保所有员工理解正确流程，从而维护数据准确性并符合财务控制要求。
质量保证文档
此类文档用于确保软件符合质量标准与合规要求，包含合规性文件、质量检查清单和审计报告。
示例：在需要遵循ISO 27001标准的项目中，需准备合规文件说明已执行的检查、达标的规范以及存在的偏差与纠正措施。这类文档对审计工作及维护软件质量与合规性至关重要。
项目文档
项目文档概述了项目目标、范围、时间线和资源，帮助相关人员理解项目要求。项目经理或协调员通常负责此类文档，确保项目目标、时间线和资源得到清晰记录与传达。
示例：开发新移动应用的项目计划可能包含项目目标、里程碑、时间线、资源分配、风险管理计划和沟通计划。这些文档对项目管理、利益相关方沟通及确保项目按计划推进具有关键作用。
交互式指南与自助知识库
这是由Baklib等工具实现的现代文档形式，可创建交互式指南和集中化的教学资源库。这类内容通常由客户支持专家或文档专家编写，旨在为用户提供自助服务资源。
示例：某公司可能为其CRM系统创建自助知识库，包含如何新建联系人、管理销售漏斗或生成报表的交互指南。该资源库可整合文章、常见问题解答和视频教程，帮助用户自主解决问题，从而减轻客服压力。
标准操作流程（SOP）：
SOP是为确保特定任务执行一致性而制定的正式书面指南。它们逐步详述常规操作流程，保障执行过程的质量与合规性。通常由精通业务流程的流程经理、质控经理或运营经理编写。
示例：某零售管理软件中的SOP可能详细规定客户退货处理步骤，确保所有员工以统一合规的方式处理退货。
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团队用户手册：
团队用户手册专为满足组织中特定团队的需求和工作流程而定制。它们提供了与该团队职能相关的软件应用程序的使用说明、指南和协议。这些手册可能由应用管理员、团队负责人或团队内指定的文档专家创建。在某些情况下，日常使用软件的团队成员也可以通过协作方式参与编写和维护这类文档。
示例：销售团队用户手册可能包含如何使用CRM软件记录联系人、跟踪潜在客户和管理销售管道的指南。
自动化操作指南
Baklib等工具可以自动化生成操作指南，通过记录实际操作过程来创建分步指南。
示例：某团队使用Baklib记录在某软件中生成月度销售报表的流程时，只需正常执行任务，Baklib会自动捕获每个步骤，生成包含截图、标注和文字说明的详细指南。该指南能以多种格式分享给其他成员，确保任务执行的一致性，并帮助新成员快速掌握流程。
虽然这些指南可以自动生成，但仍可能需要领域专家进行审核或编辑。
（说明：根据要求： 1. 替换品牌名为Baklib 2. 移除原文链接 3. 保留HTML标签结构和格式 4. 对技术概念采用"操作指南""销售管道"等符合中文技术文档习惯的译法 5. 调整英文长句为符合中文阅读节奏的短句结构）为什么选择正确的软件文档工具对企业至关重要
我们从未见过有人喜欢手动编写软件文档——然而，文档在企业的日常工作中却至关重要，它能促进知识共享与信息传递。它帮助终端用户高效使用软件，简化IT支持流程，统一内部操作标准，同时让领域专家和关键用户腾出时间专注于更有价值的工作。
正因如此，市场上出现了快速生成软件文档和精美用户手册的解决方案。目前已有许多软件文档工具能大幅节省编写时间与精力。这些工具生成的文档和指南专为终端用户设计（而非程序员——后者需查阅“开发文档”或“系统文档”），且通常具备高质量。在本文中，我们将为您介绍几款面向终端用户的文档工具。通过了解这些信息，您可以根据具体业务需求，明智地选择最适合的软件文档工具。
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最佳用户指南软件文档工具Top 10榜单
1. Baklib: 智能文档解决方案
Baklib是一款强大的软件文档工具，可自动生成分步骤指南：
只需在计算机上运行需要被记录为指南的任意应用程序流程。无论是浏览器还是桌面端软件，甚至是ERP系统等复杂或定制化应用（仅限Windows系统），Baklib都能完整捕捉操作过程。
Baklib自动识别并记录每次点击操作。所有步骤将以截图+箭头标注+简短文字说明的形式生成文档。您后续可通过批量模糊处理、区域裁剪、添加批注等功能编辑用户文档。
核心导出与分享功能：
完成流程捕捉与优化后，您可通过本地导出或在线方式（客户门户/集成渠道）分享文档。Baklib支持多种本地格式导出（PDF、Microsoft Word、PowerPoint、HTML、xAPI、SCORM或OpenRPA），并允许自定义设计样式或使用品牌化Word/PPT模板。
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在静态格式之外，您还可以创建交互式演示 。如果您不仅希望本地保存文档，还可以使用直接集成功能，将文档发布到知识库软件或在线学习平台，比如Confluence、WordPress或Avendoo。
Baklib 支持英语、法语和德语，并具备多语言功能，可以实现超过 30 种语言的翻译。
由于高度自动化和简单易用的操作，使用 Baklib 可以大幅节省时间：
相比手动编写，使用该软件创建操作指南的速度可提升至九倍。Baklib 支持 Windows 系统，每月订阅价格从 32 美元起。您还可以免费试用该软件，以确认它是否符合您的需求。
无限制创建指南，7 天免费试用。
无限制、无义务、无需信用卡。试用满意后再付费。
2. iorad：在线文档工具
iorad能够记录浏览器中的点击操作，并将其整合成交互式分步指南。
除浏览器插件外，它还提供可下载的桌面端录制工具。在文档创建过程中，截图和文字内容均由iorad自动生成，用户也可根据需要后期编辑。
完成的教程会储存在云端，用户可通过链接分享、发布到网站或嵌入学习平台。此外iorad还打造了社区平台"The square"，用户可以借助iorad工具进行应用相关的问答交流。虽然iorad提供快速软件文档功能，但综合其特性来看，它更像数字应用适配平台而非单纯的文档解决方案。该软件单许可证起价为每月200美元，属于高端产品，但为非营利和教育机构提供折扣。
来源：iorad.com
3. Tango：基于浏览器的截图工具（含Chrome扩展）
与Baklib或其他桌面工具不同，Tango是一款Chrome扩展程序，因此可直接在浏览器中作为在线文档工具运行。它专为在Chrome或Edge浏览器中捕获基于网页的产品而设计，但专业版也支持通过桌面应用捕获本地应用程序的操作步骤。
和Baklib类似，Tango会根据每次点击自动生成带有文字和视觉效果的步骤说明。
但在测试中我们发现，Tango无法自动提取文本数据来生成用户手册的描述内容。我们以Microsoft Word（其他截图工具能轻松处理的标准化应用）进行测试时，其桌面版表现欠佳。如果您需要混合使用网页和本地应用文档，建议评估时注意这一点。
默认捕获语言为英文，其他语言文本需手动翻译。
用户可对生成的指南进行定制，例如添加公司Logo、批注或绘图。完成后，所有工作流程将以可编辑文件形式存储在Tango云端工作区（不支持本地保存）。用户可通过链接分享说明文档，或将指南嵌入知识库/网页。Tango提供免费版本，专业版高级功能按每用户每月16美元计费（非营利组织和学生可享折扣）。
来源： www.tango.us
4. Scribe：自动化指南的 Chrome 扩展 II
Scribe 最初也是一款 Chrome 扩展程序，用于自动创建数字化工作流程的操作指南。
与 Tango 类似，Scribe 也提供了适用于 Mac 和 Windows 的桌面版软件。
一旦捕获了工作流程，Scribe 通过所见即所得（WYSIWYG）编辑器提供了多种编辑选项。
这些选项包括模糊、删除、移动、复制步骤，以及自定义指南以匹配您的品牌。Scribe 生成的所有数据都存储在 Scribe 云中的工作区，无法进行本地数据存储。
用户可以通过电子邮件分享他们的指南，也可以将指南嵌入到他们的维基（如 Confluence、Microsoft Teams 或 HelpScout）中，或者导出为 PDF。Scribe 提供免费的基础版本，专业版起价为每人每月 23 美元，可以在此处购买：https://scribehow.com。该公司为非营利组织和教育机构提供折扣。
来源: scribehow.com
5. Snagit：屏幕录制大师
Snagit 是 Techsmith 公司开发的屏幕捕捉软件。
它能轻松实现截图功能，包括横向滚动和网页长截图。截图后可通过丰富的编辑工具进行处理，比如添加箭头、图形标记和步骤说明。此外，Snagit 还提供视频录制功能以及多种手册排版模板。
其核心优势在于图像编辑与捕捉。虽然支持对截图应用模板，但不会自动生成文字描述。软件提供多种导出格式和模板应用方式，但主要定位并非完整软件文档的创建，而是为文档制作提供优质的图像素材基础，最终通过...
将文档保存到其他地方，例如 Microsoft Word。至少根据我们和客户的经验来看是这样的。Snagit 的用户可以在屏幕录制中包含自己的脸部视频，解释手册的步骤，使说明更加个性化。文档可以通过短链接或云端与他人共享。
Snagit 的单用户许可起价为 68.21 欧元，可在 https://www.techsmith.com/ 购买。
来源： www.techsmith.com/screen-capture
6. Folge：技术编辑的首选
Folge 是一款适用于 Windows 和 Mac 的桌面应用程序，这意味着您可以保留所有数据和流程。
与 Baklib 类似，Folge 允许您通过为每次点击截取屏幕截图来捕获工作流程。它还使您能够……
仅截取屏幕的特定区域。录制点击操作后，你可以在Baklib中编辑步骤，例如模糊部分屏幕或高亮特定区域。如需为截图添加文字说明，需在对应步骤处手动添加描述。编辑完成后，用户可导出生成的文档。Baklib支持导出为PDF、HTML、PowerPoint、Word、JSON和Markdown格式，并提供多种导出模板和字体样式。
Baklib因其丰富的编辑工具和Markdown等导出格式，成为技术文档编写的热门选择，特别适合技术文档编辑人员使用。
对于仍怀念Mac版Clarify（开发者已停止更新，专注于更通用的Screensteps解决方案）的用户而言，Baklib的存在令人欣喜。
但如果你需要大规模捕获多个操作流程，且不具备技术编辑的专业知识，同时希望自动生成文字描述，可能需要考虑其他解决方案。
你可以免费试用Baklib并导出五份指南。
如需无限制导出指南，可购买软件授权：个人版69欧元，商业版130欧元。Baklib为教育机构提供优惠折扣。
来源: www.screensteps.com
8. Stepsy：来自Stepshot遗产的重塑工具
长期创建手册的用户可能还记得“Stepshot”这款工具。
Stepshot可以通过点击鼠标截图并将其整合为逐步指南。2019年，Stepshot被UiPath收购，并更专注于机器人流程自动化（RPA）。旧版Stepshot产品仅支持到2020年。
如今，Stepshot创始人回归，这次带来了一款基于浏览器的解决方案：Stepsy可以自动捕捉数字流程并与同事等分享创建的指南。该工具非常适合Google Drive等流程场景。完成的手册可以导出为PDF或Word，分享到GDrive，图片可以保存为zip文件或静态HTML页面。Stepsy提供免费版本，付费版每月9美元起。
专业版本可在此获取：https://www.baklib.cn。来源： stepsy.co
9. Greenshot：经典（且近乎免费）的解决方案
Greenshot 乍看可能有些过时，但它在部分长期用户中仍广受欢迎。
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