提升工作场所生产力的策略

在混合办公环境下提升工作生产力

工作场所的生产力正变得越来越重要。员工希望提高生产力以达成目标、增加收入潜力、享受更健康的劳动与生活平衡。雇主希望提高生产力以扩大产出、增长营收、扩大市场份额并留住投资者。此外，更高效的职场通常还能带来更 satisfied 的客户和更好的品牌声誉——这是一举多得的良机。

然而，生产力并不是一个你可以随意开关的开关。相反，它需要从内到外慢慢培育。今天我们就来探讨现代职场中工作效率是什么含义、为什么它很重要以及如何实现可持续的生产力。

什么是工作场所的生产力？

简单来说，工作效率是团队在一定时间内能完成的工作量。提高生产力意味着生成更多的输出但投入减少。例如，在不增加员工数量的情况下，通过扩展服务范围而不增加预算来生产更多产品。

要实现可持续的生产力，你需要在时间和文化上做出一些改变。例如，投资新技术并鼓励员工独立工作将提高生产力的短期效果，但长期来看更有可能提升生产力。

为什么工作效率如此重要？

从财务角度来看，你可能已经理解了效率的重要性。但实际上，工作效率对生活满意度的影响远不止于此。

以下几点可以证明关注职场生产力的意义：

促进生产力有助于保持员工积极性并营造更有凝聚力的工作环境。

根据盖洛普的数据（Gallup），大多数员工（85%）都不愿意投入工作，而生产力的缺失每年会给全球造成7万亿美元的损失。通过解决员工积极性问题并留住人才——尤其是在Great Resignation 期间——你将能够提升生产力。

工作效率是健康生活的基石。

根据美国压力研究所的报告（Institute for American Stress的研究表明，工作效率低下会导致职业病成本高达300亿美元。

事实上，一个促进可持续生产力的组织也能降低员工的工作压力。

提高生产力有助于员工完成更有意义的工作。

人类天生就有追求满足感的需求。实际上，有69%的人认为自己从事的职业非常有意义（SHRM）。

当我们感到满意时，工作积极性更高，也更专注于达成目标。

造成低效率的原因有哪些？

员工的积极性和生产力在大流行期间大幅下降。但在此之前，即使在疫情爆发之前，人们的工作状态就一直不太理想。为什么？

分心

如今，我们的注意力被各种事情所分散——快速填充邮箱、社交媒体、令人沮丧的新闻更新、关闭日托班以及无处不在的手机等设备都在干扰工作流程。

切换专注力

深度集中注意力是推动组织取得成功的重要因素之一，但今天的我们却几乎做不到。由于上述干扰因素以及会议和任务清单中的大量不相关任务，员工经常不得不频繁切换专注力。根据加利福尼亚大学的研究（[University of California study](http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.77.7612&rep=rep1&type=pdf)），在平均需要35分钟后才能恢复专注，所以我们猜测大部分员工几乎无法进行深度集中注意力。

沟通不畅

无效的沟通是组织中最大的时间浪费者之一。当信息模糊或难以找到时，员工会感到无能为力——这导致他们工作效率低下、判断失误以及工作脱节。

如何提升工作场所生产力

那么，你有哪些方法可以培养更高效的职场文化？

限制个人干扰

这一建议听起来有些棘手——尤其是考虑到关闭日托班完全不在你的控制范围内。然而，在专注时段鼓励员工避免社交媒体或把手机放在桌子抽屉里（休息时间除外）。

创造安静的私人区域

如果你的员工在办公室工作，不妨为他们提供一些可以远离喧嚣的地方以集中精力的地方。远程工作者可以安排一些时间段用于深度集中注意力，同时规范化专注模式时的设备关闭。

改善邮件习惯

向员工传达更现实的邮件政策，并让他们知道不需要立即回应所有邮件——尤其是那些属于次要或需要其他优先事项的任务。

减少无效率会议

要求各部门负责人和团队领导人减少会议次数，让员工有更多时间提高生产力。会议前制定明确的目标和议程是必要的，否则 meetings 只会增加你的工作负担。尽可能找到团队成员可以非实时协作合作的机会。

鼓励休息时间

研究表明，人类的大脑只有休息时才能正常运转。规定一些休息时段，并在工作日结束前结束工作（合理时间）。

表彰员工

根据德勤的报告，员工生产力、表现和积极性在表彰公司中提高了14%，而激励措施能带来2%的利润率提升。这是因为认可员工的工作让他们感到受重视，从而更感兴趣达成目标。

如何通过知识共享提高生产力

减少干扰因素、创造专注区域、鼓励休息时段以及表彰员工等措施虽然可行，但要解决无效沟通、减少会议次数和利用时间最大化这些低效率问题，还需要借助知识管理系统。

一个知识管理系统可以显著缩短培训时间。不仅新员工不必死记硬背大量信息，他们还可以在需要时快速访问所需知识。它还能缩短上手时间，并让新员工感到更自信和 empowered，从而更投入工作。此外，避免重复劳动是提升生产力的另一重要途径——通过知识管理系统，所有员工都可以访问现有的项目、数据和报告，因此无需重复劳动。

在当前工作压力大、员工易疲劳且客户需求不断上升的情况下，感觉似乎难以赶超。但如果你专注于实现可持续的生产力，你将能够激发组织的活力，并帮助团队成员更自信地完成目标。

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